Membuat Kartu Nama/ Anggota beserta Foto di Ms. Word

Pada Ms.Word, Mail Merge sangat berguna untuk Print Out hasil dari format surat, data, bahkan kartu secara otomatis tanpa harus editing lagi. Disini saya akan memberikan tutorial singkat dan sederhana tentang cara membuat Kartu Anggota beserta foto.

Ok! Apa saja bahan dan program yang diperlukan?

1. Foto-foto untuk diisi di Kartu Anggota
2. Microsoft Word (disini saya menggunakan Ms. Word 2007) 
3. Microsoft Excel (disini saya menggunakan Ms. Excel 2007)

Perlu diingat bahwa Anda harus memnyimpan data Ms. Word dan Ms. Excel bercampur dengan folder foto-foto.

Sekarang langsung saja cara pembuatannya.

 

1. Buka Ms. Word Anda dan langsung buat gambar kartu anggota, disini saya menggunakan Table. Caranya:

• Pilih menu Insert
• Klik Table
• Pilih Draw Table
  

Setelah itu, langsung gambar Table sesuai dengan gambar dibawah dan langsung ketik sesuai dengan digambar.

 

2. Setelah dibuat, Save data Ms. Word Anda. Karena nanti kita butuh foto, maka saat Save jangan langsung Save, ubah ke versi Microsoft Office Word 1997 – 2003 Documents

• Klik Office Button pada pojok kiri atas
• Pilih Save As
• Pilih Word 97-2003 Document
  

3. Sekarang, buka Ms. Excel Anda, saatnya membuat data para Anggota yang akan dibuat. Buatlah seperti digambar agar lebih mudah diikuti.

Catatan: Pada kolom Foto, itu adalah nama yang harus sama pada nama gambar (.jpeg) jika nama gambar Azusa Nakano maka pada kolom foto harus sama persis dengan nama gambar, Azusa Nakano.

4. Sekarang Anda harus mengubah nama Range dari table tersebut, blok semua table dari Nama sampai paling pojok kanan bawah, Wulandari Puspita, ganti nama Range jadi Data_ID

5. Setelah selesai, save data Ms. Excel tersebut, seperti saat save data Ms. Word, gunakan versi  Excel 97-2003, caranya masih sama seperti Ms. Word

• Klik Office Button pojok kiri atas
• Save As
• Excel 97-2003 Workbook
  

6. Kembali ke Ms. Word, memasukan database yang telah dibuat di Ms. Excel

• Pilih menu Mailings
• Start Mail Merge
• Directory
  
• Selanjutnya, masih pada menu Mailings, klik Select Recipients 
• Use Existing List… 
  
• Gunakan database Ms. Excel yang tadi sudah dibuat 
• Pada menu Select Table, pilih Data_ID 
• Klik OK 
  
• Lalu pada blok kata <<Nama>> 
• Pilih menu Mailings
• Insert Merge Field 
• Nama 
• Lakukan hal yang sama pada <<Anime>>, <<No_Urut>> dan menggunakan kata masing-masing sesuai dengan yang diblok
  

7. Memasukan foto untuk Kartu Anggota

• Klik pada bagian kotak kiri bawah pada Kartu Anggota (gambar akan memperjelas)
• Pilih menu Insert
• Picture
• Pilih foto
• Jangan langsung Insert, pada box Insert ada panah kecil
• Link to File
  

8.  Memasukan Kode Field

• Tekan ALT+F9 untuk menampilkan kode Field
  
• Hapus kata MM101/Adinda%20Rachmah, maka akan seperti ini 
  
• Pilih menu Mailings 
• Insert Merge Field 
• Foto
  
• Blok teks “{MERGE FIELD Foto}.jpg”  
• Tekan CTRL+F9 
• Ketik IF TRUE, gambar akan memperjelas 
  
  
  

9. Finish!! Sekarang tinggal melihat Preview-nya :D

Link Download untuk hasil dari Kartu Anggota yang telah ditutorial kan

Download - Kartu Anggota 





Disini saya bernama Leonaldi Achmad Perdana memberikan tutorial singkat ini untuk sekedar saling sharing dan mengasah kemampuan Ms. Word. Saya minta maaf jika ada kesalahan ketik atau typo pada posting ini dan juga mohon maaf jika tutorial diatas tidak jelas atau bahkan tidak sesuai dengan hasil. Terima kasih atas kunjungannya. :D