Membuat Surat dengan Mail Merge di Ms. Word

Membuat sebuah surat undangan dengan banyak orang maupun perusahaan yang kita undang akan membuat kita semangat karena akan banyak orang maupun perusahaan yang tau siapa kita dan tujuan kita, tetapi saat membuat undangan menggunakan program Microsoft Word dan kita ketik nama perusahaan satu-satu sangat merepotkan, belum juga nanti saat di Print. Maka dari itu saya membuat sebuah Tutorial sederhana tentang membuat surat dengan system Mail Merge yang ada di Microsoft Word.
 

Pertama, pastinya buka program Ms.Word, disini saya menggunakan Ms. Word 2007. Setelah dibuka, buatlah sebuah surat undangan, saya akan memberikan sebuah contoh surat yang masih RAW.

 

1. Setelah membuat format undangan, sekarang:

• Pilih Mailings
• Klik Start Mail Merge>Letters
  
• Setelah itu, klik Select Recipients
• Type New List…
  
   

2. Setelah muncul Menu New Address List, selanjutnya mengubah nama-nama di menu tersebut.

• Klik Customize Columns… 
• Hapus semua yang ada di menu Field Names
  
• Klik Add… 
• Ketik dengan Panggilan 
• Lalu pilih Add… lagi dan ketik dengan Nama 
• Lanjutkan sampai Alamat 
• Klik OK  
  

3. Langkah berikutnya adalah mengetik panggilan, nama, perusahaan, alamat untuk penerima

• Untuk Panggilan bisa menggunakan kata Bapak atau Ibu 
• Ketik nama penerima, perusahaannya dan alamatnya. 
• Sesuai dengan berapa banyak penerima yang diundang 
• Jika ingin membuat penerima selanjutnya, klik New Entry 
  
• Jika sudah, klik OK
• Saat klik OK akan tampil menu Save, simpan dimana saja dan beri nama apa saja, itu adalah Database untuk Mail Merge. 

4. Langkah selanjutnya yaitu memasukan Database yang telah di simpan tadi.

• Pilih Mailings 
• Pilih Select Recipients 
• Klik Use Existing List…
  
• Gunakan Database yang tadi disimpan 
• Klik Open 
  
• Selanjutnya, blok <<Panggilan>> 
• Pilih menu Mailings 
• Klik Insert Merge Field 
• Dan pilih Panggilan
  
• Selanjutnya yaitu Nama, lakukan langkah yang sama tetapi saat di pilihan Insert Merge Field pilih Nama 
• Dan setelah semua sudah diubah, pilih Preview Results di menu Mailings  
• Hasil akan terlihat seperti digambar, untuk melihat hasil selanjutnya klik panah diatas Find Recipient 
  

5. Sampai langkah ini Anda sudah selesai, jika ingin di Print out undangan tersebut, jangan di Print melalui File>Print, ada cara khusus untuk undangan ini

• Pilih menu Mailings
• Klik Finish & Merge
• Klik Print Documents...
  
• Jika Anda yakin ingin mengundang seluruh yang Anda ketik maka pilih All
• Klik OK
  
• Saat Anda klik OK, akan muncul menu tampilan Print, setting menu Print tersebut sesuai keinginan Anda dan Print.

6. Finish! Sekarang Anda tinggal menunggu hasil Print undangan tersebut. Maksud dari cara Print diatas supaya Printer secara otomatis mengubah Panggilan, Nama, Perusahaan, dan Alamat penerima disaat Print selanjutnya, sebagai contoh data pertama yaitu bernama Bapak Itsuka Shidou, saat data Bapak Itsuka Shidou sudah selesai di Print maka selanjutnya Printer  secara otomatis berubah Ibu Kurumi Tokisaki, begitu juga seterusnya.

Saya atas nama Leonaldi Achmad Perdana menyampaikan tutorial sederhana ini untuk sekedar sharing dan mengukur kemampuan Ms. Word saya sendiri, mohon maaf jika ada kesalahan ketik atau Typo dan kesalahan tutorial karena saya juga masih belajar, terima kasih atas kunjungannnya. :D