Membuat Surat Mail Merge dengan Database Excel

Sebelumnya saya telah posting cara membuat surat menggunakan Mail Merge langsung dari Ms. Word itu sendiri, jika Anda ingin melihatnya silahkan kunjungi posting saya yang sebelumnya Membuat Surat dengan Mail Merge di Ms.Word. Sekarang saya akan memberikan cara lain atau mungkin cara alternative, disini kita pastinya masih memerlukan program Ms. Word, tetapi sekarang kita juga butuh Ms. Excel.

Ok! Berikut adalah langkah-langkahnya.

Catatan: Semua program Microsoft Office yang saya gunakan yaitu Microsoft Office 2007. 

      1. Buka Ms. Word, dan buat format surat seperti digambar, atau terserah seperti apa

      2. Setelah dibuat format suratnya, sekarang buka program Ms. Excel

• Buatlah sebuah table seperti digambar berikut, disini saya membuat 10 undangan:
  
• Selanjutnya, blok semua table dari Panggilan sampai table pojok kanan bawah
• Ubah nama Range-nya, saya mengubahnya menjadi Penerima_Surat
  
• Setelah selesai, save data Excel tersebut dengan nama Database Surat, atau sesuai  dengan keinginan Anda
• Close program Excel

3. Berikutnya yaitu cara memasukan database Excel ke Word

• Pilih menu Mailings
• Klik Select Recipients 
• Pilih Use Existing List… 
  
• Cari data Excel yang tadi sudah disimpan
• Klik Open
  
• Akan muncul menu Select Table
• Pilih Penerima_Surat 
• Klik OK 
  

4. Memasukan panggilan, nama, perusahaan dan alamat penerima

• Blok kata <<Panggilan>> 
• Pilih menu Mailings 
• Klik Insert Merge Field
• Pilih Panggilan
  
   
• Lakukan hal yang sama untuk <<Nama>> <<Perusahaan>> dan <<Alamat>> 
• Setelah semuanya diganti, pilih menu Mailings 
• Klik Preview Results, maka akan terlihat hasilnya.
  

5. Langkah selanjutnya yaitu Print Out hasil dari format undangan tersebut

• Buka menu Mailings 
• Pilih Finish & Merge 
• Print Documents…
  
   
• Jika Anda ingin Print out seluruh undangan yang sudah dibuat, pilih All 
• Klik OK
• Menu Print akan muncul, setting menu tersebut sesuai keinginan Anda dan Print
  

     6. Selesai! Sekarang Anda tinggal menunggu Printer selesai Print out semua surat undangan sesuai dengan berapa banyak yang Anda undang.

 

Disini saya bernama Leonaldi Achmad Perdana memberikan tutorial singkat ini untuk sekedar saling sharing dan mengasah kemampuan Ms. Word. Saya minta maaf jika ada kesalahan ketik atau typo pada posting ini dan juga mohon maaf jika tutorial diatas tidak jelas atau bahkan tidak sesuai dengan hasil. Terima kasih atas kunjungannya. :D